إعداد المشروعات
تشغيل قواعد سير عمل المشروعات
حدّد هل يجب أن تبدأ المشروعات من ترسية معتمدة وهل يقبل مشروع المسودة أي تكاليف، وأعدّ أنواع المشروعات، وثبّت حزمة سير العمل المناسبة لنشاطك في خطوة واحدة.
9 دقائق للقراءةآخر تحديث:
في هذه المقالة
إعدادات سير العمل هي القواعد التي تحافظ على ترتيب المشروع من توقيع العقد حتى التسليم. كل قاعدة مفتاح، وكل المفاتيح متوقفة في البداية، فيعمل النظام كما كان من قبل حتى تشغّل أحدها.
قبل أن تبدأ
تحتاج إلى صلاحية سير العمل - تعديل الإعدادات لتغيير أي شيء هنا.
تثبيت حزمة سير العمل
الحزمة مجموعة جاهزة من القواعد وأنواع المشروعات لنوع واحد من الأنشطة. تشغّل القواعد الموصى بها وتضيف أنواع مشروعاتها في خطوة واحدة. وهي تضيف فقط، فكل ما أعددته من قبل يبقى كما هو.
المقاولات: تبدأ المشروعات من ترسية موقعة وتمر بالتصميم والمشتريات والتنفيذ بالموقع ثم التسليم.
تكامل أنظمة المباني: حزمة المقاولات مع ما يحتاجه مقاولو أنظمة إدارة المباني والتحكم، مثل مشروعات تنفيذ البرمجيات.
خدمات المشروعات: الاستشارات والبرمجيات والخدمات الأخرى التي تُباع كمشروعات، بدون خطوات الموقع أو المصنع.
افتح المشروعات › إعدادات سير العمل.
في حزمة سير العمل اختر الحزمة التي تناسب نشاطك.
اختر معاينة. تعرض القائمة ما سيضيفه التثبيت أو يشغّله، ولا يتغير شيء بعد.
اختر تثبيت الحزمة، وراجع الملخص في رسالة التأكيد، ثم اختر تثبيت الحزمة مرة أخرى. ويترك إلغاء كل شيء كما كان.
وتضيف حزمتا المقاولات وتكامل أنظمة المباني أيضاً تصنيفات المستندات التي تبحث عنها قواعد العقد الموقع (العقد الموقع وخطاب الترسية وأمر شراء العميل) وأنواع الضمان المعتادة (ضمان ابتدائي وضمان حسن التنفيذ وضمان الدفعة المقدمة وضمان المحتجزات)، كلٌّ منها فقط إن لم يكن لدى شركتك.
يمكنك تثبيت حزمة أخرى لاحقاً، فهي تضيف ما ينقص فقط، وتعرض الصفحة آخر حزمة تم تثبيتها.
بدء المشروع
المشروعات تبدأ من ترسية معتمدة: المشروع الذي يحتاج نوعه إلى ترسية يُنشأ فقط من الترسية في إدارة العملاء (إنشاء مشروع في الترسية)، ولا يمكن تفعيل مشروع مسودة من هذا النوع بدون ترسية.
لا يُحمَّل شيء على مشروع مسودة: التكاليف والساعات وطلبات المواد وصرف المخزون مرفوضة حتى يتم تفعيل المشروع. فعّل المشروع بعد توقيع العقد.
من الترسية إلى المشروع
إرفاق العقد الموقع أولاً: تُقدَّم الترسية للاعتماد فقط بعد وجود العقد الموقع أو خطاب الترسية أو أمر شراء العميل بين مستنداتها.
العميل يحتاج رقماً ضريبياً: يصبح الحساب عميلاً فقط بعد إدخال رقم التسجيل الضريبي.
إنشاء المشروع كاملاً من الترسية: إلى جانب المشروع، العقد وخطة الفوترة ومهمة لكل نظام وأوامر تغيير الترسية ومهمة قبول التسليم لمدير المشروع. راجع إنشاء مشروع من ترسية.
اعتماد الترسية ينشئ المشروع: بدون أي نقرة بعد اعتماد الترسية.
مدير المشروع يقبل التسليم أولاً: المشروع المنشأ من ترسية يبدأ فقط بعد أن يقبله مديره. راجع قبول تسليم المشروع.
سلسلة أكواد المشروعات: اكتب بادئة مثل PRJ- فتُرقَّم المشروعات المنشأة من الترسيات PRJ-0001 ثم PRJ-0002 وهكذا.
تصعيد المهام المتأخرة بعد (ساعات): مهمة سير العمل التي تظل مفتوحة هذه المدة بعد موعدها تنتقل إلى دور التصعيد. اتركه فارغاً للتذكير فقط.
لا يُفعَّل العقد إلا من ترسية موقعة: العقد المنشأ من ترسية لا يُفعَّل إلا بعد اعتماد الترسية وإرفاق العقد الموقع أو خطاب الترسية أو أمر الشراء. راجع إضافة عقد العميل ومقايسته.
تضيف الحزمة أيضاً أدوار الاعتماد (المدير العام ومدير المبيعات ومدير المشروع…) دون أشخاص، ومسار اعتماد للترسية ينتظر المدير العام. أضف الأشخاص من المشروعات › أدوار الاعتماد قبل تقديم الترسيات. راجع أدوار الاعتماد.
إعداد المشروع
موازنة المشروع المعتمدة هي الموازنة: تقرأ أرقام المشروع نسخة الموازنة المعتمدة في تبويب الموازنة بالمشروع بدلاً من الموازنات المحاسبية. راجع اعتماد موازنة المشروع وتعديلها بالنسخ.
كل شخص يرى مشروعاته فقط: يرى المستخدم المشروع فقط إذا كان مديره أو في فريقه. راجع إعداد فريق المشروع وسجل المخاطر.
شراء الأصناف المُفرج عنها فقط: الصنف المشمول في تقديم يُطلب أو يُشترى للمشروع فقط بعد الرد على التقديم بالرمز A أو B، أو بعد اعتماد طلب مبكر. راجع التقديمات ورموز الاعتماد.
أيام إعادة التقديم بعد C أو D: موعد مهمة إعادة التقديم (7 أيام إذا تُرك فارغاً).
المشتريات
طلبات المواد التي تتجاوز الموازنة: لا يُفحص أو تنبيه أو منع للطلب الذي تزيد قيمته على المتبقي في حزم عمله. راجع طلبات المواد.
أوامر الشراء تتبع مسار الاعتماد: تُعتمد الأوامر المطابقة لمسار أوامر الشراء (25,000 فأكثر إلى المدير العام في الحزم) من خلال هذا المسار. راجع اعتماد أوامر الشراء.
احتساب الأوامر المعتمدة فقط في الالتزامات: الأوامر المنتظرة للاعتماد لا تُحتسب التزاماً بعد. راجع الالتزامات.
ثلاثة عروض أسعار من إجمالي أمر قدره: من هذا الإجمالي يحتاج الأمر مقارنة أسعار بثلاثة موردين أو مبرر المورد الوحيد. الحقل الفارغ يعني عدم وجود قاعدة.
فحص البضائع قبل ترحيلها: تنتظر الأذون الفحص، ولا يُرحَّل إلا المقبول، وتحصل المشتريات على مهمة لإرجاع البضاعة المرفوضة. ولأن فحص الأذون يحتاج إلى الشراء بالاستلام أولاً، تفعّل حزمتا المقاولات وتكامل أنظمة المباني أيضاً الاستلام قبل الفوترة في إعدادات المشتريات إن كان متوقفاً. راجع استلام البضائع على أمر شراء.
توريد سطور المشروع إلى الموقع مباشرة: يُحمَّل إذن الاستلام على سطر مشروع على تكلفة مواد المشروع بدلاً من المخزن. لا تفعّله أي حزمة.
احتساب عقود الباطن المفتوحة في الالتزامات: يُضاف ما لم تعتمده عقود الباطن السارية بعد إلى ملتزم به، فينقص المتبقي من الموازنة ويراه فحص طلبات المواد على الموازنة. راجع الالتزامات.
التحويلات إلى مخزن الموقع تحدد مشروعها: يُرفض التحويل إلى مخزن مُعلَّم مخزن موقع مشروع إذا لم يُحدَّد المشروع الذي يخصه. راجع تحويل الأصناف بين المخازن والفروع. تفعّله حزمة تكامل أنظمة المباني.
حفظ صرف المواد كمسودة أولاً: يُحفظ صرف المواد كمسودة، ولا يخرج المخزون من المخزن إلا عند ترحيله. ويمكن إلغاء المسودة. راجع صرف المواد لمشروع. تفعّله حزمة تكامل أنظمة المباني، ويحتاج مستخدمو تطبيق الموظف إلى أحدث إصدار منه لترحيل مسوداتهم.
تفعّل الحزمة ما هو متوقف فقط وتملأ ما هو فارغ فقط: لا تغيّر أبداً قيمة حددتها من قبل.
العطاءات والعروض
قرار المضي قبل التقدم: لا تُسجَّل الفرصة كبيع ناجح إلا بعد قرار المضي، وقرار عدم المضي يغلقها كفرصة لم تتم. راجع قرار التقدم للعطاء.
أدنى درجة للعطاء (%) والأيام اللازمة قبل الموعد النهائي: ما يتحقق منه قرار المضي.
موعد التقدير قبل الموعد النهائي بأيام: موعد استحقاق التقدير الذي يطلبه قرار المضي (5 أيام إذا تُرك فارغاً).
الهامش المستهدف (%): العروض الأقل منه تمر بالخطوة المشروطة في المسار (الشريك في حزمة تكامل أنظمة المباني). ويمكن للفرصة تحديد هامشها الخاص.
إرسال العروض بعد اعتمادها فقط، وإبلاغ المديرين بالعروض التي ستنتهي، وبنود المراجعة يوقّعها دورها. راجع العروض والترسيات.
يُحدَّد من يعتمد ماذا في مسارات الاعتماد، وما ينتظرك في مركز الاعتمادات.
العملاء المحتملون ومشاريع CRM
العميل المحتمل المفقود يحتاج سبباً: يُرفض تعليم العميل المحتمل كمفقود أو نقله إلى مرحلة خسارة دون ذكر السبب. راجع تسجيل العميل المحتمل ومتابعته.
حالة مشروع CRM تتبع التسلسل: ينتقل مشروع CRM فقط بين نشط ومعلّق، ثم إلى ملغى أو مغلق وهما حالتان نهائيتان. ولا يأخذ المشروع الملغى تاريخ إنجاز. راجع متابعة المشاريع وحزم أعمالها والجهات المؤثرة فيها.
اللوحات والتسليم
إطلاق أوامر تشغيل اللوحات بعد اعتماد الرسومات فقط، واختبار المصنع قبل الإكمال والشحن: راجع اللوحات واختبار المصنع.
العمالة من الساعات المسجلة: يحسب أمر تشغيل المشروع عمالته من الساعات المسجلة عليه.
تأكيد التسليم بموقع الهاتف: راجع أذون التسليم إلى الموقع.
قوالب قوائم الفحص: تستخدمها قائمة اختبار المصنع واختبارات الموقع. وتضيف الحزم قوالب اختبار المصنع للوحات وجاهزية الموقع واختبار الموقع والإقفال.
التشغيل والتسليم
اختبار الموقع بعد تشغيل كل النقاط فقط، والقبول الابتدائي بعد التسليم والتدريب، والإقفال فقط دون التزامات مفتوحة: راجع التسليم والقبول.
التقدم من نقاط الإدخال والإخراج: راجع نقاط الإدخال والإخراج.
فتح فرصة صيانة قبل انتهاء الضمان (بالأيام): راجع الإقفال والضمان. والحقل الفارغ يعني الإيقاف.
الفوترة والتحصيل
الفوترة من خطة الفوترة: راجع خطة الفوترة والموقف النقدي.
إصدار المستخلصات بعد اعتماد العميل فقط: راجع المستخلصات.
تذكيرات الدفع والتصعيد: راجع التحصيل.
التقرير الأسبوعي للمدير العام: راجع التقرير الأسبوعي للمشروع.
الأوامر التغييرية تحتاج مستندها، وفوترة الأوامر التغييرية بعد موافقة العميل: راجع الأوامر التغييرية.
تنبيه النقدية عند أقل من (مبلغ): حد النقدية للشركة، ويمكن للمشروع تحديد حده الخاص.
فوترة الدفعة المقدمة من شروط العقد: عند تحويل ترسية بها نسبة دفعة مقدمة يُطلب خطاب ضمان الدفعة المقدمة، وعند تفعيل العقد يُعدّ مستخلص الدفعة المقدمة كمسودة. راجع الدفعات المقدمة والمحتجزات.
المستخلص الختامي بعد الاستلام الابتدائي فقط: لا يُفتح المستخلص الختامي إلا بعد توقيع الاستلام الابتدائي للمشروع. راجع المستخلصات.
إعداد مستخلص المحتجزات عند الاستلام النهائي: عند توقيع الاستلام النهائي تُعدّ مسودة مستخلص يفوتر المحتجزات المتبقية. راجع التسليم والقبول.
تشغّل حزمة تكامل أنظمة المباني قواعد الفوترة الثلاث هذه، واحتساب عقود الباطن المفتوحة في الالتزامات، ولا يُفعَّل العقد إلا من ترسية موقعة، والقاعدتين في العملاء المحتملون ومشاريع CRM.
الموقع وتسجيل الدخول
يوميات الموقع تتطلب موقع الهاتف: لا تُحفظ يومية موقع جديدة إلا مع الموقع الذي كُتبت فيه. راجع تسجيل يومية الموقع.
المجموعات التي يجب أن تستخدم تسجيل الدخول بخطوتين: يُعدّ أعضاء هذه المجموعات تطبيق مصادقة عند تسجيل دخولهم التالي، ولا يمكنهم إيقافه. وعدم تحديد أي مجموعة يعني ألا يُلزَم أحد. فعّل هذا فقط بعد أن يحدّث موظفوك تطبيقات الهاتف: لا يستطيع التطبيق القديم إكمال تسجيل الدخول بخطوتين. راجع تسجيل الدخول بخطوتين.
قوالب المستندات
المستندات التي يبدأ بها سجل كل مشروع عند اعتماد البوابة 4: تقديمات المواد والرسومات التنفيذية وأدلة التشغيل والصيانة ورسومات حسب التنفيذ وسجلات التدريب، وفي حزمة تكامل أنظمة المباني أيضاً قائمة النقاط وتسلسل التشغيل ومخطط الشبكة ورسومات اللوحات وتقارير الاختبار. أوقف القالب ليتوقف إضافته إلى السجلات الجديدة. راجع سجل مستندات المشروع.
حزم العمل
المجموعات القياسية التي تنتمي إليها كل تكلفة ومهمة وبند موازنة. تضيف حزم المقاولات المعدات واللوحات والهندسة والبرمجة والتركيب والاختبار والتشغيل ومقاولي الباطن والاحتياطي. أضف حزمك الخاصة بـكود قصير والاسم والاسم بالعربية، أو أوقف إحداها.
أنواع المشروعات
كل نوع مشروع يحدد هل يحتاج ترسية قبل البدء، وهل يمر ببوابات التنفيذ، وهل هو مشروع ما قبل الترسية. تختلف الأنواع حسب الحزمة. فمثلاً تضيف حزم المقاولات:
مقاولات: يحتاج ترسية ويمر ببوابات التنفيذ.
صيانة وخدمة (وتنفيذ برمجيات في حزمة تكامل أنظمة المباني): تحتاج ترسية، بدون بوابات اللوحات أو الموقع.
مشروع داخلي: لا يحتاج ترسية.
ما قبل الترسية: يجمع تكلفة إعداد العطاء قبل توقيع العقد.
لإضافة نوع خاص بك، اكتب الكود قصيراً بحروف صغيرة، ثم الاسم والاسم بالعربية، واختر إضافة. أوقف النوع من نشط لتتوقف عن عرضه، والمشروعات التي تستخدمه تحتفظ به.
أسئلة شائعة
رُفض مشروع أنشئه يدوياً. نوعه يحتاج إلى ترسية. أنشئه من الترسية في إدارة العملاء، أو اختر نوعاً لا يحتاج إليها مثل مشروع داخلي.
رُفضت ساعات أو طلب مواد على مشروع جديد. المشروع ما زال مسودة. فعّله من صفحة المشروع.
هل يغيّر تشغيل القاعدة المشروعات الحالية؟ لا. المشروعات النشطة بالفعل تستمر في العمل، والقواعد تنطبق على ما يُنشأ أو يُفعَّل بعد ذلك.