اختيار الإشعارات التي ترسلها شركتك

ينبّه Rocket ERP المستخدمين عندما يحتاج أمر ما إلى انتباههم: أمر شراء ينتظر الاعتماد، أو صنف أوشك على النفاد، أو قرار في طلب إجازة، أو قسيمة راتب جاهزة. وأنت تقرر لشركتك كلها أي هذه الإشعارات يُرسل، وعبر أي قناة. لا تحتاج إلى كتابة أو إعداد أي شيء مسبقًا، فلكل إشعار صياغة جاهزة بالعربية والإنجليزية، وكل ما عليك هو التشغيل أو الإيقاف.

قبل أن تبدأ

تحتاج إلى صلاحية إدارة الإشعارات، وهي متاحة للمسؤولين.

فتح الإعدادات

1. افتح الإدارة › النظام › إدارة الإشعارات، فيظهر تبويب الإشعارات أولًا.

2. ابحث عن الإشعار بالكتابة في ابحث في الإشعارات، أو اختر وحدة فوق القائمة لعرض إشعاراتها فقط. ويعيد اختيار الكل عرض القائمة كاملة.

تُجمَّع الإشعارات حسب الوحدة: إدارة علاقات العملاء، والمبيعات، والمشتريات، والمخزون، والتصنيع، والمحاسبة، والمشروعات والمقاولات، والمهام والاعتمادات، وخدمة العملاء، والموارد البشرية والرواتب، والرسائل والتقارير، والحساب والأمان. ويعرض عنوان كل وحدة عدد إشعاراتها المفعّلة، ولا تظهر إلا الوحدات المشمولة في باقتك. ولأمثلة من كل وحدة ومن يستلمها، راجع الإشعارات التي يرسلها Rocket ERP.

يعرض كل صف:

• اسم الإشعار وسطرًا قصيرًا يوضح ما يطلقه؛

• يُرسَل إلى: من يستلمه، مثل الشخص المسند إليه العميل المحتمل، أو معتمد الطلب. ويحمل الصف الذي غيّرت شركتك مستلميه علامة مستلمون مخصّصون؛

• رقائق القنوات: داخل التطبيق والبريد الإلكتروني وإشعار الجوال والرسالة النصية وواتساب، بحسب ما يدعمه الإشعار؛

• مفتاح التشغيل الرئيسي، وزر معاينة وتعديل.

تشغيل إشعار أو إيقافه

1. ابحث عن الإشعار.

2. أوقف مفتاحه الرئيسي لإيقافه تمامًا، أو شغّله ليعود الإرسال.

يُحفظ التغيير فورًا ويسري على الجميع. والإشعار الموقوف لا يُرسل عبر أي قناة، ولا حتى داخل التطبيق. وما دام مفعّلًا فإنه يظهر دائمًا داخل التطبيق تحت الجرس، لذلك لا يمكن إيقاف رقاقة داخل التطبيق.

اختيار القنوات

عندما يكون المفتاح الرئيسي مفعّلًا، اضغط رقاقة القناة لإضافتها أو إزالتها. الرقاقة المميزة بعلامة صح مفعّلة.

• الرقاقة التي تحمل عبارة غير متاحة تعني أن القناة غير مفعّلة لشركتك أو لا تشملها باقتك، ويظهر السبب عند الإشارة إليها.

• يُحتسب البريد الإلكتروني والرسائل النصية وواتساب وإشعارات الجوال من الحصة الشهرية لباقتك. راجع استهلاك الإشعارات.

• لا تصل رسائل البريد إلا إلى المستخدمين الذين وُثّق بريدهم الإلكتروني. راجع توثيق البريد الإلكتروني للمستخدمين.

اختيار مَن يستلم الإشعار

يصل كل إشعار إلى مستلميه الافتراضيين، أي الأشخاص المعنيين به بطبيعته: معتمد الطلب، أو المسند إليه المهمة، أو صاحب السجل. ويمكنك إضافة أشخاص آخرين إلى جانبهم، أو إيقاف الإرسال إليهم واختيار أشخاص آخرين بدلًا منهم.

1. اضغط يُرسَل إلى في الصف، أو اضغط معاينة وتعديل. تُفتح اللوحة على قسم مَن يستلمه، وفيه أيضًا متى يُرسَل الإشعار.

2. أوقف أرسِله إلى هؤلاء إذا كان المستلمون الافتراضيون لا يجب أن يستلموه.

3. في أرسِله أيضًا إلى، اختر أدوار الاعتماد أو مجموعات المستخدمين أو المستخدمين الذين يجب أن يستلموه كذلك. اكتب في خانة المستخدمون للبحث بالاسم أو البريد الإلكتروني.

4. اضغط حفظ المستلمين.

• لا يمكن اختيار إلا أشخاص من شركتك، ولا يستلم الإشعار إلا المستخدمون النشطون. تصل مجموعة المستخدمين إلى كل أعضائها، ويصل دور الاعتماد إلى من يحملونه.

• يستلم مَن تضيفهم الرسالة نفسها التي تصل إلى المستلمين الافتراضيين، فإشعار العميل المحتمل الجديد مثلًا يظل يقول «أُسند إليك».

• لا يصل إلى من قام بالإجراء إشعار عنه، حتى لو أضفته.

• إذا أوقفت المستلمين الافتراضيين فأضف دورًا أو مجموعة أو مستخدمًا واحدًا على الأقل. ولإيقاف الإشعار تمامًا، أوقف مفتاحه الرئيسي بدلًا من ذلك.

• من لا يملك صلاحية فتح السجل تظهر له رسالة «ليس لديك صلاحية الوصول» عند فتح الإشعار، فاختر من يستطيع التصرف فيه.

• يزيل إعادة إلى الافتراضي كل من أضفتهم ويعيد المستلمين الافتراضيين.

بعض الإشعارات تخص شخصًا واحدًا فقط: قسيمة الراتب، وإيداع الراتب، وقرار طلب الإجازة أو المصروفات الخاص بالشخص نفسه، ورسالة المحادثة، والتقرير الجاهز. وتظهر فيها عبارة لا يستلم هذا الإشعار إلا الشخص المعنيّ به، ولا يمكن تغيير مستلميها. وكذلك لا يمكن تغيير إشعارات الحساب والأمان.

قرّر ما يحتاج إليه فريقك

• أوقف ما لا يتصرف فيه أحد. ففي متجر مزدحم مثلًا يُرسل إشعار إنشاء فاتورة مبيعات مع كل عملية بيع، فأوقفه إذا لم يكن مدير المبيعات بحاجة إليه.

• تبدأ بعض الإشعارات المتكررة داخل التطبيق فقط: إنشاء فاتورة مبيعات وإنشاء أمر تشغيل وتسوية كمية مخزون. أضف البريد أو إشعار الجوال فقط إذا احتاج إليها أحد هناك.

• لا يصل إلى أحد إشعار عن إجراء قام به بنفسه، فإذا استلمت تحويلًا مخزنيًا أنشأته أنت فلن يصلك إشعار باستلامه.

• الإشعارات الموجّهة إلى دور اعتماد، مثل المحاسب أو مدير المبيعات، لا تصل إلا إلى من يحملون الدور. راجع أدوار الاعتماد.

• الإشعار الذي يحمل علامة غير مشمول في باقتك يحتاج إلى ميزة لا تشملها باقتك، مثل فحص تنبيهات المخزون الذي يطلق إشعار نفاد صنف من المخزون، ولا يُرسل حتى تشمل باقتك تلك الميزة.

إشعارات مفعّلة دائمًا

تحمل إشعارات قسم الحساب والأمان، مثل رسالة الترحيب ورابط تعيين كلمة المرور ورابط توثيق البريد وتنبيهات الحصة، علامة مفعّل دائمًا. فهي تحمي حسابات المستخدمين، لذلك لا يمكن إيقافها ولا تغييرها.

المعاينة والتجربة وتعديل الصياغة

اضغط معاينة وتعديل في أي صف لترى بالضبط ما يصل إلى المستلمين عبر كل قناة وباللغتين، أو لترسل لنفسك تجربة، أو لتغيّر الصياغة. ويحمل الصف الذي عدّلت شركتك نصه علامة صياغة مخصّصة. راجع معاينة الإشعار وتجربته وتعديل صياغته.

التبويبات الأخرى

• سجل الإرسال: كل رسالة أُرسلت، مع حالات الفشل وزر إعادة الإرسال. راجع مراجعة الإشعارات المرسلة.

• نظرة عامة: عدد الرسائل المرسلة اليوم وهذا الأسبوع وهذا الشهر، حسب القناة والحالة.

أسئلة شائعة

يقول أحد المستخدمين إن رسائل البريد لا تصله. افتح الإدارة › الصلاحيات › المستخدمين وابحث عن شارة البريد غير موثّق في صفه. تُحجب رسائل الإشعارات عن البريد حتى يُوثَّق العنوان، بينما تظل الإشعارات داخل التطبيق وعلى الجوال تصل كالمعتاد.

هل يمكنني إرسال إشعار إلى أشخاص إضافيين؟ نعم. اضغط يُرسَل إلى في صفه وأضف أدوار اعتماد أو مجموعات مستخدمين أو مستخدمين في أرسِله أيضًا إلى. راجع قسم اختيار مَن يستلم الإشعار أعلاه.

وصل إشعار إلى أشخاص أكثر مما توقعت. انظر هل يحمل صفه علامة مستلمون مخصّصون، فهذا يعني أن أحدًا في شركتك أضاف إليه أدوارًا أو مجموعات أو مستخدمين. افتح مَن يستلمه لترى من هم.

هل يستطيع المستخدمون إيقاف الإشعارات لأنفسهم؟ لا. إعداداتك تسري على الجميع، ويُطلب ممن يريد إشعارات أقل أو مختلفة أن يتواصل معك.