إضافة المستخدمين وإدارتهم

لكل شخص يدخل إلى Rocket ERP مستخدم خاص به. يحدد المستخدم ثلاثة أمور: الفرع الذي يعمل فيه الموظف، والمجموعة التي ينتمي إليها ومعها صلاحياته، والخزينة ونقطة البيع اللتان تُرحَّل إليهما مبيعاته.

قبل أن تبدأ

• أنشئ المجموعات التي تحتاجها، فالمستخدم يأخذ كل صلاحياته من مجموعته.

• أنشئ الفرع الذي سيعمل فيه المستخدم، واحفظ حساباته المحاسبية الافتراضية، لأن الخزينة الجديدة تُنشأ تحت حساب خزائن الفرع.

• يحدد اشتراكك عددًا أقصى من المستخدمين. عند بلوغه ألغِ تفعيل مستخدم غادر الشركة أو رقِّ باقتك.

إضافة مستخدم

1. افتح الإدارة › الصلاحيات › المستخدمين.

2. اختر إضافة مستخدم، فتظهر لوحة مستخدم جديد.

3. أدخل البيانات الموضحة أدناه، واختر المجموعة والفرع.

4. اترك كلمة المرور فارغة، فيعيّن المستخدم كلمة مروره بنفسه من رسالة الترحيب.

5. اختر حفظ.

لا تكتب كلمة مرور إلا إذا كنت ستسلّمها إلى المستخدم بنفسك، فهي لا تُرسل بالبريد أبدًا. وما دام مفتاح إلزام المستخدم بتغيير كلمة المرور عند أول تسجيل دخول مفعّلًا تظهر في صف المستخدم شارة يجب تغيير كلمة المرور إلى أن يستبدلها.

بيانات المستخدم

• الاسم الأول واسم العائلة والبريد الإلكتروني (يجب ألا يتكرر، وهو اسم المستخدم) والنوع، ويمكنك إضافة تاريخ الميلاد والصورة.

• المجموعة: مجموعة الصلاحيات. كل ما يراه المستخدم ويفعله مصدره هذه المجموعة.

• الفرع: الفرع الأساسي للمستخدم، وهو الذي يحدد نقاط البيع والخزائن المعروضة في الحقلين التاليين.

• نقطة البيع: اختيارية. تُرحَّل مبيعات نقطة البيع التي يسجلها هذا المستخدم دائمًا على هذه النقطة.

• حساب الخزينة: اختر خزينة موجودة في الفرع، أو اختر إنشاء خزينة جديدة لهذا المستخدم. يمكنك كتابة اسم الخزينة الجديدة، وإذا تركته فارغًا يُستخدم اسم المستخدم.

• مندوب مبيعات: يُدرج المستخدم في قوائم اختيار المندوبين وفي العمولات. أوقفه لموظفي المكاتب.

• كلمة المرور وتأكيد كلمة المرور: اختياريتان. إذا كتبت كلمة مرور فيجب ألا تقل عن 10 أحرف، وأن تتضمن حروفًا كبيرة وصغيرة ورقمًا.

• إلزام المستخدم بتغيير كلمة المرور عند أول تسجيل دخول: يظهر بعد كتابة كلمة مرور، ويستبدلها المستخدم بكلمة خاصة به قبل أن يستخدم النظام.

• إرسال رسالة ترحيب بالبريد الإلكتروني: يرسل بيانات الدخول ورابط تعيين كلمة المرور. عند ترك كلمة المرور فارغة يبقى مفعّلًا ولا يمكن إيقافه، لأن الرابط هو طريق المستخدم الوحيد للدخول.

رسالة الترحيب

رسالة واحدة من Rocket ERP بالعربية والإنجليزية، فيها اسم شركتك، وعنوان تسجيل الدخول إلى مساحة العمل، واسم المستخدم وهو بريده الإلكتروني، وزر تعيين كلمة المرور. ولا تتضمن أي كلمة مرور، حتى لو كتبت واحدة بنفسك.

يعمل الرابط مرة واحدة خلال 72 ساعة. يفتح صفحة تعيين كلمة المرور في المتصفح، فيختار المستخدم كلمة مرور ويُسجَّل دخوله فورًا، ثم يدخل بها على الويب وفي تطبيقات الجوال. راجع تسجيل الدخول واستعادة كلمة المرور المنسية.

هذه رسالة خاصة بالحساب، لذلك تُرسل حتى قبل توثيق بريد المستخدم، وحتى لو استُنفد رصيد البريد الشهري في باقتك. ويؤدي تعيين كلمة المرور من الرابط إلى توثيق العنوان أيضًا.

تعديل مستخدم

1. افتح قائمة الإجراءات في صف المستخدم واختر تعديل.

2. غيّر ما تريد في تعديل مستخدم ثم اختر حفظ.

لتغيير ما يستطيع الموظف فعله اختر له مجموعة أخرى في حقل المجموعة. اترك حقلي كلمة المرور فارغين للإبقاء على كلمة المرور الحالية. أما كلمة المرور التي تكتبها هنا فهي مؤقتة، ويجب على المستخدم استبدالها عند الدخول التالي.

وفي نموذج التعديل أيضًا مفتاح البريد موثّق. لا تُرسل رسائل الإشعارات إلا إلى العناوين الموثّقة، وتغيير البريد الإلكتروني يلغي التوثيق ويرسل رابطًا جديدًا إلى العنوان الجديد. راجع توثيق البريد الإلكتروني للمستخدمين.

إعادة إرسال رسالة الترحيب

استخدم هذا الإجراء إذا لم تصل رسالة الترحيب، أو حُذفت، أو انتهت صلاحية الرابط الذي فيها:

1. افتح قائمة الإجراءات في صف المستخدم واختر إعادة إرسال رسالة الترحيب.

2. اختر إرسال.

تصل إلى المستخدم رسالة الترحيب نفسها مرة أخرى مع رابط جديد صالح لمدة 72 ساعة، ويتوقف الرابط السابق. ولا يتغير شيء آخر: تبقى كلمة مرور المستخدم وجلساته المفتوحة وإعداداته كما هي، لذلك يمكن استخدامه بأمان حتى مع من يدخل إلى النظام بالفعل. يمكنك إرسالها إلى المستخدم نفسه 3 مرات خلال 10 دقائق بحد أقصى. ولا يظهر هذا الإجراء للمستخدمين غير المفعّلين.

إعادة تعيين كلمة المرور

لا يرى المسؤول كلمة مرور أي مستخدم. استخدم هذا الإجراء إذا نسي أحدهم كلمة مروره:

1. افتح قائمة الإجراءات في صفه واختر إعادة تعيين كلمة المرور.

2. أبقِ خيار إرسال رابط تعيين كلمة المرور بالبريد الإلكتروني محددًا.

3. اختر إرسال الرابط، فيصل إلى المستخدم رابط جديد صالح لمدة 72 ساعة.

تتوقف كلمة المرور الحالية فورًا، وتنتهي كل الجلسات المفتوحة، ولا يعمل إلا الرابط الأحدث.

لتعيين كلمة مرور بنفسك بدلًا من ذلك، اختر تعيين كلمة مرور الآن، واكتبها مرتين، وأبقِ مفتاح إلزام المستخدم بتغيير كلمة المرور عند الدخول التالي مفعّلًا، ثم احفظ. لا يُرسل أي بريد، فسلّمها إلى المستخدم بنفسك.

إلغاء تفعيل مستخدم

لا يحذف النظام المستخدمين، لأن الفواتير والسندات والموافقات تحتفظ بأسمائهم. افتح قائمة الإجراءات في صف المستخدم، واختر إلغاء التفعيل ثم تأكيد، فلا يتمكن المستخدم من الدخول بعدها. لإعادته عدّل بياناته وفعّل خيار نشط من جديد. لا يمكنك إلغاء تفعيل حسابك أنت.

أسئلة شائعة

لم تصل رسالة الترحيب إلى المستخدم. اطلب منه مراجعة مجلد الرسائل غير المرغوب فيها، وراجع الرسالة وسبب فشلها في تبويب سجل الإرسال، وتأكد من البريد الإلكتروني، ثم اختر إعادة إرسال رسالة الترحيب.

ماذا تعني شارة البريد غير موثّق؟ تُحجب رسائل الإشعارات عن بريد المستخدم حتى يُوثَّق عنوانه، ويصله كل ما عداها كالمعتاد. اختر إرسال رسالة توثيق البريد من قائمة الإجراءات في صفه، أو أرسلها إلى الجميع دفعة واحدة. راجع توثيق البريد الإلكتروني للمستخدمين.

يقول المستخدم إن الرابط انتهت صلاحيته. يعمل الرابط مرة واحدة خلال 72 ساعة. اختر إعادة إرسال رسالة الترحيب لإرسال رابط جديد، ولن يتغير شيء آخر في بيانات المستخدم.

ماذا تعني «مدير عام» في عمود المجموعة؟ ينتمي هذا المستخدم إلى مجموعة الصلاحية الكاملة المدمجة في النظام، فيتجاوز فحص الصلاحيات ويرى القائمة كاملة دائمًا. اقصر هذه المجموعة على عدد قليل جدًا من الأشخاص.

نقلت المستخدم إلى مجموعة أخرى ولم تتغير قائمته. اطلب منه تسجيل الخروج ثم الدخول من جديد.