إنشاء أمر شراء

يسجل أمر الشراء التزاماً بالشراء: من أي مورد، وأي أصناف، وبأي كمية وسعر. لا يحرّك الأمر المخزون ولا يرحّل أي قيد. وعند وصول البضاعة تنفّذ الأمر فيصبح فاتورة مشتريات.

قبل أن تبدأ

• أن يكون المورد مسجلاً. اقرأ إضافة مورد.

• أن تملك صلاحية إضافة أوامر الشراء.

الخطوات

1. افتح المشتريات › أوامر الشراء ثم اختر أمر جديد.

1. في قسم تفاصيل الأمر، اختر المورد.

2. اختر عند الحاجة شروط الدفع المتفق عليها.

3. اختر نمط المخزن: مخزن واحد للكل مع تحديد المخزن، أو مخزن لكل بند.

4. في قسم البنود، ابحث عن كل الصنف وأدخل الوحدة والكمية وسعر الوحدة والخصم والضريبة. استخدم إضافة بند لإضافة بنود أخرى.

5. راجع الإجماليات، وأضف ملاحظات عند الحاجة، ثم اختر إنشاء أمر شراء.

تؤكد رسالة تم إنشاء أمر الشراء الحفظ، ويبدأ الأمر بحالة قيد الانتظار.

ابحث عن أمر واعرضه

تعرض القائمة رقم والمورد والإجمالي والحالة. ابحث باستخدام بحث بالمورد / الجوال، وصفِّ النتائج حسب المورد أو اختر مستخدمًا أو الحالة (قيد الانتظار أو منفذ).

لفتح أمر اختر عرض من قائمة إجراءات الخاصة به. يعرض مستند أمر شراء ترويسة شركتك، والمورد، ورقم الأمر وتاريخه وحالته (معلّق أو منفّذ) ومنشئه، ثم البنود والإجماليات. اختر مقاس الورق ثم طباعة، أو اختر PDF لتنزيل الأمر وإرساله إلى المورد بالبريد الإلكتروني.

حالات الأمر

• قيد الانتظار: الأمر مفتوح ويمكن تنفيذه.

• منفذ: نُفّذ الأمر إلى فاتورة مشتريات، ولا يمكن تنفيذه مرة أخرى.

لا يمكن تغيير الحالة يدوياً. يصبح الأمر منفذ فقط عند حفظ فاتورة مشتريات منه. اقرأ تنفيذ أمر الشراء إلى فاتورة مشتريات.

احذف أمراً

من قائمة إجراءات الخاصة بالأمر اختر حذف، ثم أكّد رسالة حذف أمر الشراء رقم {id}؟ لا يمكن التراجع. لا يحتاج الحذف إلى عكس أي شيء، لأن الأمر لم يرحّل شيئاً أصلاً.

ثلاثة عروض أسعار والمورد الوحيد

إذا حددت شركتك ثلاثة عروض أسعار من إجمالي أمر قدره في إعدادات سير العمل، فلا يُحفظ الأمر الذي يبلغ هذا الإجمالي أو يزيد إلا إذا:

• أُنشئ من مقارنة أسعار شارك فيها ثلاثة موردين أو أكثر، أو

• ملأت مبرر المورد الوحيد (لماذا لا يورده إلا هذا المورد).

والأمر المبني على المقارنة يتبعها: يجب أن يكون المورد ممن قدّموا عروضاً، ولا يجوز أن يزيد سعر السطر على عرض هذا المورد للصنف والوحدة نفسيهما.

ويمكنك أيضاً تسجيل شروط الدفع المتفق عليها على الأمر.

الإرسال والتأكيد والاستلام

في صفحة الأمر اضغط تحديد كمُرسل عند إرسال الأمر إلى المورد، وأكد المورد عند قبوله (وأدخل مرجع المورد). تنقله الأذون إلى مستلم جزئياً ثم مستلم، ويُنهيه إغلاق الأمر عندما لا يُنتظر شيء آخر. والأمر الذي يتجاوز تاريخ التوريد المتوقع ينبّه مديري المشروعات ودور المشتريات مرة يومياً.

أوامر من مقارنة الأسعار

إذا كنت تقارن عروض الموردين في أمر تسعير من الإدارة › النظام › أوامر التسعير، يمكنك إصدار أمر الشراء مباشرة من أمر التسعير الفائز. يبقى المستندان مرتبطين، ويُعلَّم أمر التسعير بأنه منفذ. ولا يمكن تعديل أمر التسعير المنفذ أو حذفه: فهو السجل الذي يستند إليه أمر الشراء.

أسئلة شائعة

هل يمكنني تعديل أمر الشراء؟ لا. احذفه وأنشئ أمراً جديداً ما دام قيد الانتظار.

هل يحجز الأمر بضاعة أو يظهر في رصيد المورد؟ لا. فاتورة المشتريات وحدها تؤثر في المخزون والأرصدة.