أنشئ تقريرك الخاص بمنشئ التقارير

عندما لا تجد تقريراً جاهزاً يجيب عن سؤالك، يتيح لك منشئ التقارير بناءه بنفسك: تختار موضوع التقرير والحقول التي تظهر، ومنها حقول السجلات المرتبطة مثل العميل في الفاتورة، وطريقة التصفية والإجمالي والترتيب. احفظه مرة واحدة ليعود إليك كلما احتجته وقد شُغّل، لك أو للزملاء الذين تشاركه معهم.

قبل أن تبدأ

• تحتاج مجموعتك صلاحية التقارير الديناميكية لفتح الشاشة، وصلاحية مستقلة لحفظ التقارير.

• تعتمد الجداول التي يمكنك اختيارها على باقة مساحة العمل وصلاحياتك. يحدد مزود الخدمة الجداول والحقول المتاحة للتقارير، وبعض الجداول، مثل الرواتب، تحتاج كذلك إلى صلاحيتها الخاصة.

إنشاء التقرير وتشغيله

1. افتح التقارير والتحليلات › التقارير الديناميكية.

2. من الجدول، اختر موضوع التقرير، مثل فواتير المبيعات. يوضح وصف قصير أسفل القائمة ما يحتويه الجدول.

3. من الحقول المتاحة، اختر الحقول التي تريد عرضها. السجل المرتبط، مثل العميل، يُفتح لتظهر حقوله، فاختر منها ما تشاء لإضافته. استخدم ابحث في الحقول… للوصول إلى حقل بسرعة.

4. تظهر الحقول التي اخترتها في أعمدة التقرير (بالترتيب). حرّكها للأعلى أو للأسفل لتغيير ترتيبها، أو احذفها. والحقل الذي يشير إلى سجل آخر، مثل عميل الفاتورة، يعرض اسم ذلك السجل، فاضغط إظهار المعرّف لعرض رقمه بدلاً منه، وإظهار الاسم للعودة.

5. اختيارياً، من الإجماليات والأعداد، اضغط إضافة إجمالي واختر العملية الحسابية (المجموع أو المتوسط أو العدد أو الأصغر أو الأكبر) والحقل المراد حسابه. ويحسب عدد السجلات عدد الصفوف. ويمكنك إعطاء الإجمالي عنواناً بالإنجليزية وآخر بالعربية. وتصبح الأعمدة الأخرى هي المجموعات: العميل مع مجموع الإجمالي يعطيك المبيعات لكل عميل.

6. اختيارياً، من عوامل التصفية، اضغط إضافة عامل تصفية، ثم اختر الحقل والشرط والقيمة. تُختار التواريخ من تقويم، ويأخذ «بين تاريخين» تاريخ بداية وتاريخ نهاية. ولكي يبقى التقرير محدّثاً، اختر ضمن الفترة وفترة مثل هذا الشهر أو الربع الماضي أو آخر … يوماً، فيعرض التقرير دائماً الفترة الحالية دون تعديل تواريخه. وللحقل الذي يشير إلى سجل آخر، اكتب جزءاً من الاسم واختر من القائمة. ومن طريقة الجمع بين عوامل التصفية، اختر مطابقة جميع عوامل التصفية أو مطابقة أي عامل تصفية.

7. اختيارياً، اختر الترتيب حسب والاتجاه، وحدّد الحد الأقصى للصفوف.

8. اضغط تشغيل التقرير. تظهر النتيجة في النتائج مع عدد الصفوف والمدة التي استغرقها التقرير.

9. تظهر النتيجة صفحةً صفحة. أسفل الجدول، اختر الصفوف في الصفحة، واستخدم زرَّي الصفحة السابقة والتالية للتنقل فيها.

حفظ التقرير وإعادة استخدامه

1. أنشئ التقرير، ثم اضغط حفظ.

2. اكتب اسم التقرير، ويمكنك إضافة اسم التقرير (عربي) والوصف.

3. من من يمكنه رؤيته، اختر أنا فقط أو الجميع (كل من في مساحة العمل ويمكنه استخدام منشئ التقارير) أو مجموعات محددة، وحدّد مجموعات المستخدمين.

4. اضغط حفظ التقرير. تظهر العبارة تم حفظ التقرير.

يحتفظ التقرير بالجدول والأعمدة والإجماليات وعوامل التصفية والترتيب وعدد الصفوف في الصفحة.

تظهر تقاريرك في قسم التقارير المحفوظة أعلى الشاشة، في تقاريري، وتظهر التقارير التي شاركها زملاؤك معك في مشتركة معي مع اسم من حفظها. استخدم ابحث في التقارير المحفوظة… للوصول إلى تقرير. اضغط اسم التقرير أو فتح، فيملأ المنشئ ويُشغَّل مباشرة. ويشير عنوان الصفحة في المتصفح إلى ذلك التقرير، فيمكنك حفظه في المفضلة أو إرسال الرابط إلى زميل يستطيع رؤيته.

لتعديل تقريرك، غيّر ما تريد ثم اضغط حفظ التغييرات، وتظهر تغييرات غير محفوظة إلى أن تفعل. ويحتفظ حفظ كتقرير جديد بالأصل ويحفظ نسخة باسم جديد. ويفرّغ تقرير جديد المنشئ. وبجوار كل تقرير من تقاريرك، يغيّر الاسم والمشاركة اسمه ووصفه ومن يراه، وتحذفه أيقونة الحذف بعد التأكيد. ويحفظ إنشاء نسخة نسخة خاصة بك من أي تقرير يمكنك فتحه، ومنها التقارير المشتركة معك، لتعدّلها كما تشاء.

تصدير النتيجة كاملة

اضغط تصدير Excel أو تصدير CSV أو تصدير PDF. يجري التصدير في الخلفية، فلا تتعطل شاشتك مع التقارير الكبيرة. عندما يجهز الملف يصلك إشعار يحمل رابط التنزيل، ويبقى الرابط صالحاً 24 ساعة. تحمل ملفات Excel عناوين الأعمدة بلغتك والأرقام كأرقام، فيمكنك جمعها. وملف PDF جاهز للطباعة أو الإرسال: يحمل اسم التقرير وتاريخه، ويكرر عناوين الأعمدة في كل صفحة، ويرقّم صفحاته. ويتسع ملف PDF لصفوف أقل من ملف Excel أو CSV، فاستخدم Excel للتقرير الطويل. ويتوقف التصدير الكبير جداً عند أقصى ما يتسع له الملف، ويذكر الإشعار ذلك.

عندما يتوقف التقرير

يعمل كل تقرير ضمن حدود تحافظ على سرعة النظام للجميع، ويخبرك المنشئ بالحد الذي طُبّق:

• استغرق التقرير وقتًا طويلًا: أُوقف عند المهلة الزمنية. أضف عوامل تصفية، والفترة الزمنية أسرعها غالباً، أو قلّل الأعمدة، ثم شغّله مرة أخرى.

• هذا التقرير أكبر من المسموح به: يستخدم أعمدة أو عوامل تصفية أو قواعد ترتيب أكثر من المسموح. احذف بعضها وشغّله مرة أخرى.

• تم بلوغ حد التقارير في باقتك أو تم بلوغ حد التصدير في باقتك: تسمح باقتك بعدد محدد من مرات التشغيل في الساعة أو التصدير في اليوم، وتوضح الرسالة متى يمكنك المحاولة مرة أخرى. راجع الميزات غير المشمولة في باقتك.

• التقارير مشغولة حاليًا: ما زالت تقارير أخرى من مساحة العمل قيد التشغيل. حاول مرة أخرى بعد قليل.

أسئلة شائعة

لماذا لا يعمل تشغيل التقرير؟ أضف عموداً أو إجمالياً واحداً على الأقل أولاً، وأكمل أي عامل تصفية مميّز أو احذفه.

لا أجد جدولاً أو حقلاً. إما أنه غير متاح للتقارير في مساحة العمل، أو أن مجموعتك لا تملك الصلاحية التي يحتاجها. راجع مسؤول النظام.

تقرير محفوظ لم يعد يفتح. يستخدم جدولاً لم يعد متاحاً لك. راجع مسؤول النظام، أو أنشئ التقرير من جديد من جدول متاح لك.

هل يمكنني تعديل تقرير شاركه أحد معي؟ لا، يعدّله من حفظه فقط. اضغط حفظ كتقرير جديد أو إنشاء نسخة لتحتفظ بنسختك وتعدّلها.

لماذا يعرض تقريري المحفوظ تواريخ مختلفة عن المرة السابقة؟ لأنه يستخدم فترة مثل هذا الشهر، وهي تتبع التقويم. وللإبقاء على تواريخ ثابتة، غيّر شرط عامل التصفية إلى بين تاريخين واحفظ التغيير.

هل يقصر المنشئ البيانات على فرعي؟ لا. يعرض سجلات الجداول المسموح لك بالتقرير عليها لمساحة العمل كلها. ولعرض فرع واحد، أضف عامل تصفية على الفرع.